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团队协作 | 别让协作拖垮你的团队!

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引言:所谓团队协作能力,是指建立在团队的基础之上,发挥团队精神、互补互助以达到团队最大工作效率的能力。对于团队的成员来说,不仅要有个人能力,更需要有在不同的位置上各尽所能、与其他成员协调合作的能力。


研究发现,在世界各地的工作场所中都存在不少协作超载的现象,无私的协作者往往是最大受害者。那些有动力和能力的员工,一贯被看作是理应伸出援手的人群,得到的“回报”只会是更多的帮助请求。

最后,落得自己身心俱疲。

正如作家卡洛琳·麦格劳(Caroline McGraw)所说,“我们已经习惯于认为,做一个好人就必须一周7天24小时待命。”事实上,高效协作者并不意味着,在任何时间满足任何人的任何需求,而是要确保帮助别人带来的收益,高于你的个人精力损耗。

你的团队协作是否合理?

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“团队协作”正充斥在每个工作场所中,随着业务变得日益全球化,“孤岛模式”正在瓦解,团队协作被视为组织成功的关键。因此,管理者和员工在协作工作中花费的时间也增加了50%或更多。

然而,当宝贵的人才资源急剧消耗时,我们应该停下来,认真思考一下你的团队协作是否合理。

哈弗商业评论曾对300多个组织进行调研,发现协作工作的分配往往极不平衡——20%到35%的协作增量仅来自于3%到5%的员工。尽管他们的奉献心态和帮助他人的行为,迅速提高了他们的绩效和声誉,他们也因此被安排到越来越重要的项目和角色中。这看起来似乎是良性循环的开端,但很快就会变成恶性循环。

乐于助人的员工因为负担过重,几乎没有时间处理自己必须完成的关键工作。以至于个人效率变得低下,团队绩效受到影响。很快,他们被压力包围,空气中弥漫着倦怠感,最后选择离职“解放”自己。可悲的是,他们为造福他人所做的工作量往往不被注意,因为需求来自不同部门、不同办公室、甚至是多家公司。

企业中的“百事通”型人才,往往会深以上问题的困扰。对此,领导者可以做些什么来更有效地改善团队协作?


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重新认识三种“协作资源”

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首先,区分出员工帮助他人创造价值的三种“协作资源”很重要。分别是:信息、社交和个人。

信息资源是知识和技能,可以记录和传递的专业知识。社交资源涉及一个人在网络中的意识和位置,可用于帮助同事更好地相互协作。个人资源包括自己的时间和精力。

这三种资源类型并不相同。信息和社交资源可以共享,不会耗尽合作者的供应。也就是说,当我向你提供知识或网络意识时,我也会保留它供我自己使用。但员工的时间和精力是有限的,因此每个请求都会减少该人自己的工作时间。


不幸的是,当人们想要协作时,个人资源通常被作为默认需求。比如,一个可能需要5分钟或更短时间的交流,却变成了30分钟的会议邀请,这使请求双方的个人资源变得紧张。

领导者可以通过两种方式解决这个问题:精简和重新分配协作责任以及奖励有效贡献。

提升团队协作之重新分配工作

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任何提高组织协作效率的努力,都应该从了解现有的供需开始。例如,通过员工的每日和每周的工作报告,或者是了解他们在会议上花费的时间与单独工作的时间。以此确定最有可能出现协作超负荷的人。之后,你可以专注于这两个方面进行改善:

1、鼓励行为改变

向最活跃和负担过重的员工展示如何过滤和优先处理请求;允许他们说不;鼓励他们将非必须由自己做的请求转移给其他人。当然,寻求帮助的人也必须改变他们的行为。重置有关何时以及如何发起会议邀请的规范,可以避免大量时间被浪费。

比如,适当的取消一些定期会议,这样会迫使员工重新评估这些会议的必要性,使他们对会议邀约变得更加警惕,并确保每次会议都有一个所有者和议程。长此以往,会发现会议时间变得更短,效率更高。

此外,在许多规避风险的文化中,通过鼓励员工对自己应该做出的决定采取勇敢的行动,而不是不断地与上级或利益相关者核对,可以减少审查和批准的请求。

2、让信息和社交资源更易分享

可以通过相关技术让信息和社交资源更易于共享。比如飞书可以设置各种工作主题的公开讨论线程。帮助个人评估工作量,并就协作活动做出明智的决定。

此外,还要重新考虑办公桌或办公室的布置。在可能的情况下,管理人员应将高度相互依赖的员工安排在一起,以促进简短和随时的面对面协作,从而更有效地交换资源。

提升团队协作之奖励有效的协作

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我们通常会看到,组织中最杰出的协作贡献者与被视为表现最佳的员工之间只有约50%的重叠。正如我们所解释的,许多员工表现不佳是因为他们不堪重负;这就是为什么管理者应该致力于重新分配工作。
 
但我们也发现,组织中大约20%的“明星员工”没有做好协助;他们只达到了自己的业绩数字,并为此赢得了荣誉,但没有给同事带来成功。

正如前高盛和通用电气CLO史蒂夫·克尔 (Steve Kerr)写道:

“领导者希望A做好协作,同时奖励B的个人成就。相反,他们必须学习如何发现和奖励同时做到这两点的人。”
 
这就像职业篮球和足球队,他们不只是衡量目标,还会考虑助攻的付出。组织也应该这样做。员工的信息、社交和个人资源的有效共享也应该作为正面评价、晋升和加薪的先决条件。

不可否认,协作能帮助企业应对当今许多最紧迫的业务挑战。但物极必反。

领导者必须学会识别、促进和有效地分配正确的协作工作类型,否则他们的团队和顶尖人才将承担需求过多而供应过少的精力损耗。

领导者可以发出明确的信号,说明精心管理团队合作的重要性,并提供有效开展团队合作所需的资源,降低整体远小于部分之和的可能性。

提升团队协作之团队教练

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